Niszczenie dokumentów księgowych – zasady i terminy

Obowiązek bezpiecznego niszczenia akt warto wziąć sobie poważnie do serca. Niewłaściwe postępowanie w tym zakresie może prowadzić do problemów z prawem i kar finansowych. Sprawdź, jakich zasad musisz przestrzegać.

Niszczenie dokumentów księgowych, podatkowych, kadrowych i nie tylko – kiedy można je zrealizować?

Akta mogą być przeznaczone do utylizacji dopiero w momencie, gdy upłynie ich termin przechowywania. Ten może być różny dla poszczególnych typów dokumentacji. I tak niszczenie dokumentów księgowych możemy przeprowadzić dopiero po upływie pięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym zapłacono podatek. Podobnie sytuacja przedstawia się, gdy chodzi o niszczenie dokumentów podatkowych.

Nieco bardziej skomplikowane jest takie zagadnienie, jak niszczenie dokumentów kadrowych. Wszystko zależy bowiem od tego, kiedy osoba została zatrudniona. Jeśli miało to miejsce po 1 stycznia 2019 roku, dokumentacja musi być przechowywana 10 lat (okres liczony jest od momentu zakończenia pracy).

Niszczenie i utylizacja dokumentów – co z bezpieczeństwem?

Troska o to, żeby nie zniszczyć przedwcześnie akt to tylko jedno z naszych zmartwień. Musimy też zaplanować, jak zadbać o bezpieczne niszczenie dokumentów. Do wyboru mamy dwie metody:

  • samodzielna utylizacja akt

Aby ją zrealizować, możemy sięgnąć np. po biurowe niszczarki dokumentów. Przygotujmy się jednak na to, że jeśli w grę wchodzi masowe niszczenie akt, całość może zająć sporo czasu. Do życzenia wiele pozostawia także bezpieczeństwo takiego procesu, bo w wielu przypadkach treść dokumentów da się odtworzyć po sklejeniu ścinków.

  • niszczenie dokumentów ze specjalistami

To wygodna opcja, która wymaga od nas minimum zaangażowania. Wystarczy zamówić usługę u takiej firmy, jak np. ProArchiv, a w wybranym dniu specjaliści odbiorą od nas akta i przekażą je do specjalnej instalacji, zapewniającej w pełni bezpieczne niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych i podatkowych.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.